PENERAPAN ILMU TEKNOLOGI DALAM BIDANG AKUNTANSI
Peran teknologi informasi dalam membantu proses
akuntansi dalam perusahaan/organisasi telah lama berlangsung. Alasan utama
penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya.
Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan
keuangan dengan benar. Alasan lainnya yaitu ditambah dengan perlindungan atas
aset perusahaan. Jika kita gunakan ilustrasi piramida organisasi, tugas
akuntansi akan berada pada level paling bawah yaitu level operasional dan
transaksional. Level ini punya ciri khas yaitu teknis, repetitive, prosedural,
standar dan juga dapat membuat bosan. Contohnya, akuntansi yang menangani
transaksi pembelian, penjualan, pengiriman barang, pembayaran transaksi,
penerimaan hasil penjualan, penyusunan laporan. Ciri khas ini yang menjadi
alasan utama mengapa teknologi informasi sangat berkaitan erat dengan
akuntansi. Bahkan, kisah hubungan ini telah terjadi jauh-jauh hari pada saat
komputer masih berbadan besar dan boros tenaga (mainframe).
Peran TI dalam akuntansi masih penting bahkan
makin semakin penting! Kemajuan pesat TI sangat berpengaruh terhadap
perkembangan dan aplikasi ilmu akuntansi. Munculnya istilah enterprise systems,
e-business, business intelligence, conforming to assurance and compliance
standards, IT governance, business continuity management, privacy management,
business process improvement, mobile and remote computing, XBRL, dan knowledge
management menunjukkan bahwa dunia akuntansi akan semakin kompleks, tidak hanya
berkutat pada jurnal dan penyusunan laporan keuangan saja. Ini membuat dunia
akuntansi lebih menarik! Peran akuntan dapat meliputi tiga bidang: perancang,
pengguna dan pemeriksa (auditor). Dalam ketiga peran ini, TI akan sangat berperan
dalam kesuksesan kerja akuntan.
Bagi mahasiswa akuntansi di Indonesia, patut disadari bahwa kurikulum yang ada
belum mendukung terciptanya seorang akuntan yang juga handal dibidang TI. Tentu
yang saya maksud bukan handal secara teknis (walaupun ini juga baik sekali jika
dapat disiapkan) tapi handal dalam artian paham dan mampu menggunakan TI dalam
menunjang peran seorang akuntan. Tentu saja pengetahuan tentang TI bukan
segalanya dalam konteks ilmu sistem informasi akuntansi. Diperlukan pemahaman
lainnnya seperti database, pelaporan yang baik, pengendalian, business
operation, pemrosesan transaksi, pengambilan keputusan manajemen, pengembangan
dan penggunaan sistem, komunikasi, dan pemahaman prinsip akuntansi dan audit.
Setiap sistem informasi akan melaksanakan lima fungsi utamanya yaitu :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi
perusahaan
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah
ditetapkan oleh perusahaan.
d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi
atau perusahaan terjaga.
Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen
untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol
aktivitas.
OTOMASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang
terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam
maupun diluar perusahaan.
SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur
tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi,
mirip dengan SIM.
SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk
memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
Para pengguna OA :
1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
4. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :
• Pengolahan kata (word Processing).
• Surat elektronik (electronic mail).
• Voice mail.
• Kalender elektronik (electronic calendaring).
• Konfrensi audio.
• Konfrensi video.
• Konfrensi komputer.
• Transmisi faximile (FAX)
• Videotex.
• Desktop publishing.
1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan
manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan
dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat
penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat
pada telepon konvensional.
3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang
memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan
konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih
digunakan.
Daya tarik konfrensi audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua
perusahaan.
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien
:
1. Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3. Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta
sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5. Rekaman konfrensi harus disimpan.
6. Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para
peserta.
6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi
yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio
dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
• Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu
tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim
yang tersebar di beberapa tempat.
• Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan
orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara
semua orang melihat pada gambar video yang sama.
• Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan
penggunaan elektronik yang paling mahal.
7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para
anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan
10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan
oleh printer laser.
Aplikasi Desktop Publishing terbagi
dalam 3 area :
• Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk
penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
• Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead
transparencies.
• Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang
dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah subsistem dari sistem informasi yang
bertujuan untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi keuangan dari
kejadian bisnis (Gelinas et. al., 2004, p.15). Informasi ini dikomunikasikan
kepada berbagai pihak pengambil keputusan.
Apakah peran yang dimainkan seorang
akuntan dalam SIA?
Tiga peran akuntan dalam SIA adalah sebagai user,
designer, dan auditor. Sebagai user atau pemakai sistem, akuntan harus bisa
memastikan bahwa sistem baru berisi ciri-ciri (features) yang dibutuhkan dalam
menjalankan pekerjaan/tugas/fungsinya dalam organisasi. Dengan kata lain, para
akuntan harus memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan mereka kepada
para profesional/spesialis sistem yang merancang sistem mereka. Karena itu,
akuntan sebagai pemakai sistem harus mengetahui bagaimana sistem dikembangkan,
teknik-teknik yang digunakan dalam pengembangan sistem, dan teknologi yang akan
digunakan dalam sistem yang baru.
Salah satu faktor keberhasilan/kesuksesan dalam
perancangan suatu sistem informasi adalah dengan melibatkan pemakai sistem
tersebut. Akuntan sebagai pemakai sistem informasi akuntansi harus dilibatkan
dalam perancangan sistem karena akuntan mempunyai pengetahuan mengenai
prinsip-prinsip akuntansi, prinsip-prinsip pengauditan, teknik-teknik sistem
informasi, dan metode pengembangan sistem. Perancangan sistem merupakan upaya
kolaborasi antara akuntan dengan profesional/spesialis sistem. Akuntan
bertanggung jawab untuk sistem konseptualnya sedangkan profesional/spesialis
sistem bertanggung jawab untuk sistem fisiknya. Sebagai contoh: manajer
departemen kredit akan membutuhkan informasi mengenai kredit para pelanggan
untuk mendukung keputusan yang akan dibuatnya. Akuntan menentukan hakikat
informasi yang diperlukan, sumber-sumbernya, tujuannya, dan peraturan akuntansi
yang perlu diterapkan. Profesional/spesialis sistem menentukan teknologi yang
paling ekonomis dan efektif untuk mendapatkan, memproses dan menghasilkan
informasi tersebut.
Informasi dari laporan yang dihasilkan SIA harus
sesuai dengan kualitas suatu informasi. Salah satunya adalah keandalan data SIA
yang akan menghasilkan laporan keuangan tersebut. Baik auditor internal maupun
auditor eksternal/public accountant melakukan pengauditan SIA untuk menyediakan
kepastian (assurance) mengenai informasi yang terkandung pada laporan keuangan
tersebut. Akuntan sebagai auditor perlu mengetes sistem kontrolnya, menilai
efisensi dan efektifitas sistem, dan berpartisipasi dalam proses pengembangan
sistem. Agar lebih efektif melakukan pekerjaannya, auditor harus memiliki
pengetahuan teknik pengembangan sistem, pengendalian, teknologi yang digunakan,
dan perancangan dan pengoperasian SIA.
1. PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan Sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yg baru untuk
menggantikan sistem yg lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yg telah
ada.
Sebab Perlunya pengembangan Sistem :
·
Adanya permasalahan ( problems) yg timbul pada
sistem yg lama.
permasalahan yg timbul dapat berupa :
Ketidak beresan Yg menyebabkan sistem lama tidak beroperasi sesuai dgn yg
diharapkan.
Ketidakberesan ini dapat berupa :
-kecurangan yg disengaja yg menyebabkan tdk amannya harta
-kesalahan yg tidak disengaja
-tidak efisiennya operasi
-tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang berlaku
·
Untuk meraih kesempatan (opportunities )
·
Teknologi informasi telah berkembang dengan
cepatnya.
·
Adanya instruksi-instruksi (directives)
2. PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
Prinsip Pengembangan Sistem :
Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
1. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
Investor harus memeriksa semua alternatif yang ada dengan melihat opportunity
cost dari masing-masing alternatif
2. Investasi yang terbaik harus bernilai
manfaat (benefit) atau hasil baliknya harus lebih besar dari biaya untuk
memperolehnya (cost). Cost-benefit analysis dapat digunakan untuk menentukan
apakah proyek investasi tsb bernilai atau tidak.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Seperti Analis sistem, Manajer sistem dan programmer, serta user yang dididik
dengan di berikan on-the-job training.
4. Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan
sistem
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja &
melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk
menjalankannya.Siklus pengembangan Sistem ( System Development Life Cycle
(SDLC)) umumnya menunjukkan tahap – tahap kerja yg harus dilakukan.
5. Proses Pengembangan Sistem tidak harus urut
6. Jangan Takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
3. TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM
Tahapan Utama Siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari:
·
Perencanaan Sistem (systems planning )
·
Analisis Sistem (systems analysis )
·
Perancangan Sistem (systems design )
·
Seleksi Sistem (systems selection )
·
Implementasi & pemeliharaan sistem (system
implementation & maintenance )
Tahapan – tahapan diatas sebenarnya merupakan tahapan didalam pengembangan
sistem teknik (engineering systems ).
Siklus hidup pengembangan sistem dengan langkah – langkah utamanya adalah
sebagai berikut :
4.PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem yaitu :
Dipandang dari metodologi yang
digunakan :
·
Pendekatan Klasik (Clasical approach )
Disebut juga pengembangan tradisional / konvensional adalah pengembangan sistem
dengan mengikuti tahapan pada system life cycle. Pendekatan ini menekankan
bahwa pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan pada system life
cycle. Tetapi pada kenyataannya pendekatan klasik tidak cukup digunakan untuk
mengembangkan suatu sistem informasi yang sukses dan akan timbul beberapa
permasalahan diantaranya adalah :
1.Pengembangan perangkat lunak menjadi sulit.
2.Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem menjadi lebih mahal
3.Kemungkinan kesalahan sistem besar
4.Keberhasilan sistem kurang terjamin
5.Masalah dalam penerapan sistem
·
Pendekatan Terstruktur (structured approach )
·
Pendekatan ini dimulai pada awal tahun 1970, dan
dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yg
dibutuhkan dalam pengembangan sistem.
Dipandang dari sasaran yang dicapai :
·
Pendekatan Sepotong (piecerneal approach )
Pendekatan yg menekankan pada suatu kegiatan / aplikasi tertentu.
·
Pendekatan Sistem (systems approach )
Pendekatan yg menekankan pada sistem informasi sebagai satu kesatuan
terintegrasi
Dipandang
dari cara menentukan kebutuhan dari Sistem :
·
Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach )
Pendekatan dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana
transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan untuk
menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan
informasi berdasarkan transaksi tsb. (merupakan ciri-ciri dari pendekatan
klasik disebut juga data analysis) .
·
Pendekatan Atas Turun
Dimulai dari level atas yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini
dimulai dengan mendefinisikan sarasan dan kebijaksanaan organisasi , kemudian
dilakukan analisis kebutuhan informasi , lalu proses turun ke pemrosesan
transaksi (merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur disebut juga
decision analysis )
5. METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM
Metodologi adalah :
Kesatuan metode-metode , prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan,
aturan-aturan dan postulat-postulat yg digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan ,
seni, atau disiplin lainnya.